PRIVACY
Privacy verklaring
Dit is de privacy verklaring van V.C. Heerlen, gevestigd te Heerlen, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel in het handelsregister onder nummer 40187423, hierna te noemen: “De vereniging”.
Wij vinden het van belang dat zorgvuldig wordt omgegaan met uw persoonsgegevens. Bewust of onbewust deelt u persoonsgegevens met ons. Daarom hebben wij in deze verklaring voor u uiteengezet hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan en welke rechten u heeft. Heeft u vragen naar aanleiding van het lezen van deze verklaring, kunt u deze per e-mail stellen aan secretariaat@vcheerlen.nl.
Persoonsgegevens
Persoonsgegevens zijn gegevens die direct herleid kunnen worden naar een persoon. De vereniging verwerkt alleen persoonsgegevens van haar leden, oud-leden, vrijwilligers en sponsors welke nodig zijn voor het goed functioneren van de vereniging. De persoonsgegevens worden gebruikt, om contributie te innen, om leden aan te melden bij de Nederlandse volleybalbond, om teams in te delen, om leden te informeren over verenigingszaken en voor promotie van de vereniging en sponsors. De vereniging verzamelt en verwerkt derhalve de volgende persoonsgegevens:
- naam, adres, woonplaats (NAW)
- telefoonnummer
- e-mailadres
- geboortedatum
- geslacht
- datum aanvang lidmaatschap
- bankrekeningnummer (om betalingen te kunnen linken naar het lid)
- pasfoto (bij aanmelding Nederlandse volleybal bond)
- shirtnummer, shirtmaat (behalve bij niet-competitie spelende leden)
Bijzondere persoonsgegevens worden niet verzameld en beheerd, zoals informatie over medicatie, dieet, strafrechtelijk verleden, of het BSN-nummer. Indien gegevens over medicatie en dieet verzameld worden voor bijvoorbeeld een jeugdkamp, worden deze gegevens uiterlijk 1 week na het event niet-traceerbaar gewist.
Ook beeldmateriaal, foto’s en video’s, zijn persoonsgegevens. Om de betrokkenheid binnen de vereniging te vergroten en een historie op te bouwen, verzamelt en verwerkt de vereniging beeldmateriaal, waar leden herkenbaar op kunnen voorkomen. Dit beeldmateriaal kan worden gedeeld op de website en/of Facebook-pagina van de vereniging. De geplaatste informatie heeft enkel betrekking op relevante verenigingsactiviteiten. Het is aan de maker van het beeldmateriaal om in te schatten of het bewaren en/of delen van het materiaal gepast is. U geeft expliciet toestemming voor het gebruiken van dit beeldmateriaal door de vereniging middels de lidmaatschapsovereenkomst of toestemmingsverklaring. Wanneer u competitie spelend lid wordt, dient de ledenadministrateur van de vereniging ook een digitale pasfoto van u te ontvangen voor het aanvragen van uw spelerspas.
Op de website van de vereniging worden de volgende gegevens gepubliceerd:
- teamindelingen met de namen van de teamleden en trainer(s)/coach
- teamfoto’s, foto’s van bestuurs- en kaderleden en foto’s van verenigingsactiviteiten
- informatie rondom verenigingstaken, met de namen van leden en vrijwilligers, die taken vervullen binnen de vereniging.
Dat deze gegevens op internet staan, betekent niet dat iemand ze zomaar opnieuw mag gebruiken.
Bewaartermijn
De vereniging bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt, dan wel op grond van de wet is vereist. Basisgegevens van oud-leden worden bewaard in een archief voor historisch doeleinden, voor de statistieken, maar vooral om hen uit te kunnen uitnodigen voor een reünie of andere verenigingsactiviteit. Het betreft hier NAW-gegevens, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum, geslacht en periode van lidmaatschap. De overige gegevens worden uiterlijk binnen 2 jaar verwijderd na afloop van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie tot maximaal 7 jaar.
Minderjarigen
De vereniging verwerkt alleen persoonsgegevens van minderjarigen, personen jonger dan 18 jaar, indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, voogd of wettelijke vertegenwoordiger.
Verstrekking van persoonsgegevens aan derden
Uw gegevens worden niet aan derden ter beschikking gesteld, anders dan aan diegenen waarmee wij als vereniging een overeenkomst hebben gesloten ten behoeve van dienstverlening aan onze leden, en tenzij de vereniging wettelijk verplicht is om uw persoonsgegevens te verstrekken. Aangezien het noodzakelijk is voor de uitvoering van de lidmaatschapsovereenkomst die de vereniging met u heeft, worden uw gegevens gedeeld met Sportlink voor de inschrijving bij de Nederlandse volleybalbond Nevobo. SportLink heeft alle aspecten van de verwerkersovereenkomst opgenomen in hun algemene voorwaarden.
De Nevobo reikt spelerspassen uit, die eigendom zijn van het betreffende leden, die ter verificatie door de arbitrage worden gebruikt tijdens de wedstrijden. Op een spelerspas staat vermeld: naam, geboortedatum, geslacht, relatienummer en pasfoto.
Cookies en links
Een cookie is een klein tekstbestand die met de pagina’s van een website wordt meegestuurd, en door de browser op uw computer, tablet of mobiele telefoon wordt opgeslagen. De vereniging gebruikt Google Analytics voor anonieme gebruikersstatistieken van haar website. Er kan dankzij deze cookies gezien worden hoe vaak de website wordt bekeken, vanuit welke pagina de site benaderd wordt en welke pagina’s er bekeken worden. Aan de hand van deze gegevens kan de bezoeker niet worden geïdentificeerd. Er is geen toestemming van de bezoeker nodig, indien het analytische cookies betreft, in de zin van de toepasselijke wetgeving, zoals artikel 11.7a lid 3 Telecommunicatiewet en de ePrivacy Verordening.
U kunt uw toestemming voor cookies altijd weer intrekken door uw internetinstellingen te wijzigen. Meer informatie omtrent het in- en uitschakelen en het verwijderen van cookies kunt u vinden in de Help-functie van uw browser.
De website van de vereniging kan links naar andere websites bevatten. Deze privacy verklaring is alleen van toepassing op de website van de vereniging. Andere websites kunnen hun eigen privacy beleid hanteren. De vereniging raadt u aan om voor het gebruik van andere websites altijd de betreffende privacy verklaring van die websites te raadplegen.
Beveiliging persoonsgegevens
De vereniging treft passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang, publicatie en onrechtmatige verwerking. De vereniging heeft de volgende maatregelen genomen:
- De bestuursleden, kaderleden en vrijwilligers van de vereniging zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens;
- Elk bestuurslid, kaderlid of vrijwilliger met toegang tot persoonsgegevens tekent een geheimhoudingsverklaring;
- De gebruikers hebben antivirussoftware geïnstalleerd, die regelmatig wordt bijwerkt en zij maken gebruik van deugdelijke toegangscodes/wachtwoorden;
- Er is te allen tijde een back-up beschikbaar in geval van fysieke of technische incidenten;
- De vereniging zorgt voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
- De gegevens worden niet-traceerbaar gewist op het moment dat deze niet meer nodig zijn;
- De vereniging test en evalueert regelmatig de maatregelen.
Binnen de vereniging is de ledenadministrateur de primaire verantwoordelijke voor het verwerken van de persoonsgegevens. Voor een goed functioneren van de vereniging is het noodzakelijk dat ook andere bestuursleden, leden van de technische of andere commissie persoonsgegevens ontvangen en uitwisselen. U dient hierbij te denken aan het moeten maken van de teamindelingen, trainers die contactgegevens nodig hebben, diegene die het arbitrageschema maakt, het uitnodigen/informeren van leden voor een activiteit van de vereniging, etc.. In zulke gevallen worden alleen de gegevens verstrekt die noodzakelijk zijn voor het doel van de verwerking. De ledenadministrateur beheert ook de lidmaatschapsovereenkomsten, toestemmingsverklaringen en vrijwilligersovereenkomsten.
Inzage, correctie en verwijdering van persoonsgegevens
U hebt het recht de vereniging te verzoeken om inzage in uw persoonsgegevens, om uw gegevens te laten aanvullen, verwijderen of af te schermen. De vereniging kan u vragen om u te legitimeren voordat er gehoor gegeven kan worden aan voornoemde verzoeken. Indien u wenst dat uw lidmaatschap beëindigd wordt, of het spelen van competitie beëindigd wordt, zal de vereniging deze verwijdering/aanpassing altijd ook doorgeven via SportLink aan de Nevobo. Indien u vragen hebt over de verwerking van uw persoonsgegevens of de vereniging wilt verzoeken tot inzage, rectificatie of vergetelheid van uw persoonsgegevens, kunt u contact opnemen via met de ledenadministrateur van de vereniging (ledenadministratie@vcheerlen.nl). Komt de vereniging er samen met u niet uit, dan heeft u altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming, de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wijziging van de privacy verklaring
De vereniging past haar privacy verklaring van tijd tot tijd aan om deze up-to-date te houden. Op de website zal steeds de meest recente versie van onze privacy verklaring worden opgenomen. Bij belangrijke wijzigingen zal de vereniging u per e-mail en via de website informeren.
